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公文写作与处理
2010-12-30

陈元元

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  公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动、技术活动和群众活动中的产物。它为适应社会发展的需要而产生,反过来,又对社会发展起着积极的作用。作为一种以事为由、有凭而断的机关应用文体,在机关管理工作中,公文起着不可替代的工具作用。因此, 每个公务员都应学会正确地使用公文、写作公文,从而达到有效决策、有效执行、有效沟通,促进工作顺利开展、为管理服务的目的。
  一、公文写作
  (一)公文写作概述
  1、公文的含义
  公文,即公务文书。是国家机关、企事业单位、社会团体等法定社会组织在行使职权和实施管理的过程中,依据特定的程序、规则、格式撰制出来,表述自己意志以发挥行政管理效能的文书;是传达政令,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况,联系公物、记载工作活动的重要工具。
  2、公文的特点
  公文的特点,是公文区别于其他文章和图书资料等其他文献形式的基本属性。也正是这些基本特征的存在,公文才称其为公文。公文的特点主要表现在以下几个方面:(1)公文由法定作者制发;(2)公文具有法定的权威性;(3)公文具有特定的效用;(4)公文具有规范的体式;(5)公文有规定的处理程序。
  3.公文的作用
  机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务,机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。从总的方面说,这种工具性质主要体现为衔接和沟通。也就是说,公文是机关工作中衔接和沟通各方的不可或缺的方法和手段。具体地说,公文的作用主要表现在以下几个方面:(1)领导指导作用;(2)行为规范作用;(3)传递信息作用;(4)公务联系作用;(5)凭据记载作用。
  4、公文的主要类别
  从公文的行文方向角度分,有上行公文、下行公文和平行公文。
  从公文办理的时间要求角度分,有特急文件、急办文件、常规
文件,分别简称为特急件、急件、平件。
  从公文的机密程度角度分,有绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文,分别简称为绝密件、机密件、秘密件和普通件。
  (二)几种公文写作
  1、通知
?适用范围。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免人员。
  各类通知的写作。通知是知照性公文,根据它的实际使用情况,可将其分成四个大类:发布性通知、批转性通知、执行性通知、告知性通知。
  (1)发布性通知。即用以发布行政规章和党内规章制度的通知。此类通知的发布条件是必须经过某一上级批准或者是经由某一会议讨论通过。这类通知行文部分的写作在结构上一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
  (2)批转性通知。即用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关公文的通知。这类通知行文部分的写作在结构上一般由标题、主送机关、正文、附件说明、落款五部分组成。
  (3)执行性通知。即用于传达要求下级机关办理和需要有关单位共同执行的事项的通知。这类通知在篇幅上较前两类通知要长,一般由标题、主送机关、通知缘由、通知事项、结尾五部分组成。
  (4)告知性通知。亦可称为知照性通知,即知照或告知受文者知晓某一事项的通知。这类通知部分的写作在结构上一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
  2、报告
  适用范围。适用于下级机关向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议。
  格式结构。在结构格式上,报告一般由四部组成,即标题、主送机关、正文、落款。标题,一般由事由和文种两部分组成。主送机关,即报告的主要受理机关。正文由三部分构成,原由、主体和结语。原由即简要说明写作目的。主体根据报告的不同目的,或汇报工作、或反映情况、或提出建议。多以习惯用语做结语,如“特此报告”、“以上报告,请审阅”、“以上报告如无不当,请批转各部门遵照执行”等。落款,即印章和成文时间。
  3、请示
  适用范围。适用于下级机关向上级机关请求指示、批准等。
  格式结构。请示的结构由标题、主送机关、正文、结尾四部分组成。标题,由事由和文件两部分组成。主送机关,同“报告”。正文,内容上一般包括三个内容,即请示缘由、请示事项和请示要求。结尾,包括印章、成文时间、附注三个项目内容。
  4、函
  适用范围。适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  格式结构。公函的写作格式并不复杂,可分为开头、主体、结尾三部分。开头部分,包括标题、发函字号和受函机关三个内容。正文部分,函件正文部分的写作往往根据其内容,或询问问题,或商洽工作,或答复问题,或互通情况,或请求批准审批事项,来确定具体的撰写方法。结尾部分,包括发函机关和发函日期两部分。
  二、公文处理
  (一)公文处理概述
  1、公文处理的概念与作用
  公文处理,从广义上说,也称文件工作(或文书工作),是指运用科学的原则、程序和方法对机关公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的过程,也就是使公文得以形成并产生实际效用的过程。
?在机关工作中,公文处理起着重要的作用。一是助手作用;二是纽带作用;三是查考作用。
  2、公文处理的基本任务
  公文处理的基本任务是准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理与管理公文,以便为处理各项公务提供适用的信息,充分发挥公文的效用。其具体任务是:创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕的公文、管理公文。
  3.公文处理的特性
  (1)政治性(2)机要性(3)时限性(4)规范性
?  4.公文处理的基本原则
  一是法制原则;二是实事求是原则;三是质量原则;四是时效原则;五是保密原则;六是精简原则;七是集中统一原则。
  (二)公文处理程序
  公文处理的程序,即公文处理的步骤系列。从整体来说,是只有依次衔接、相互联系并被此制约的一系列工作环节的公文处理的体系,它揭示出公文运转办理的全过程。它包括发文处理和收文处理两个程序。
  1、发文处理程序
  发文处理的一般程序为:拟稿、会商、审核、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出、发文管理等。
  2、收文处理程序
?  收文处理程序,一般为签收、分办、批办、拟办、承办、注办、收文管理等。
  3、办毕公文的处置
  办毕公文,指经收文处理和发文处理各工作程序后已处置办理完结的公文。办毕公文的处理是决定公文去、留、存、亡的活动,直接影响公文全部效用功能的充分发挥。
办毕公文的处置活动内容包括:立卷归档、清退、销毁、暂存等。

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